2011.9.13日下午在物理学院会议室，尹民教学副院长主持召开了院教学秘书组会议，会上明确了物理学院本科生学籍管理将采用分年级管理的模式。会议决定从2011-2012学年第一学期开始，每个年级的本科生学籍管理指定一名教学秘书专门负责，其具体工作内容包括：从学生入学到毕业的学籍管理、学位管理。本科生大学生研究计划、毕业论文、专业课程的安排仍由各系秘书负责；教学任务书的下达、新学期课前通知也由各系负责。此外，物理学院教学组织、教材建设、课程建设、课程组建设、专业核心课程安排等工作由院教学办负责。
教学秘书组涉及本科生的年级分工及职责
| 教学秘书 | 分管年级 | 工作内容 | 办公电话 | 办公地点 | E-mail |
| 刘晓华 | 2008级 | 本科生学籍管理、院教学组织 | 3600719 | 物理学院院部一楼 | lxh89 |
| 李 雯 | 2009级 | 本科生学籍管理 | 3601174 | 近代物理系楼201室 | lixin |
| 程路华 | 2010级 | 本科生学籍管理 | 3601863 | 一教229室 | clh |
| 魏海利 | 2011级 | 本科生学籍管理 | 3601066 | 物理楼307 室 | weihl |
| 张孝东 | 天文英才班学籍管理 | 3601861 | 理化大楼18006室 | zhxd | |
| 朱咏梅 | 协助魏海利2011级学籍管理 | 3601063 | 物理系319室 | ymzhu | |
| 朱燕飞 | 协助魏海利2011级学籍管理 | 3601062 | 物理系318室 | zhuyf | |
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